Структура архива

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Документы Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее НАФ РК) согласно Закону Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Положению и НАФ РК и другим законодательным актам страны являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняются государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
1.2. Использование документов НАФ РК осуществляется в соответствии с существующим законодательством, а также инструкциями уполномоченного государственного органа Республики Казахстан по управлению архивами и документацией.
1.3. Архивные фонды и документы как источники информации предоставляются исследователям через читальные залы, являющиеся структурными подразделениями отделов научного использования и публикации документов государственных архивов. Контроль над работой читальных залов осуществляется начальником соответствующего отдела и руководством архива.
1.4. Распорядок работы читальных залов устанавливается с учетом интересов исследователей согласно графику работы архива.
1.5. Перед началом работы в архиве каждый исследователь обязан ознакомиться с настоящими правилами.

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученное звание, ученная степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудниками читального зала.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца. (Приложение № 1).

2.5. Оформление пропусков в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с аудиовизуальными документами.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:
3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивных справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче документов, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.2.5. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.6. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.2.7. Проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале ЦГА КФДЗ РК
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему единицы хранения сотруднику читального зала.
3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе и документами на специальных носителях.
3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.4.7. В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Положению о НАФ РК, использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер единицы хранения).
3.5. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4.1. Документы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов, выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 10-20 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3 часов. С учетом специфики состава документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

4.3. Сроки выдачи документов устанавливаются руководством архива, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств.

4.5. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.6. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.6.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты
4.6.2. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.
4.6.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.6.4. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов документов пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
4.6.5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива ( справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются документы не прошедшие научного описания и технического оформления.

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов, копии фонодокументов (CD-диски, компакт кассеты, DAT-кассеты). Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудниками читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.
5.3. Копирование документов негосударственной части НАФ РК, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
5.5. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.
5.8. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
5.9. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

1. В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
1) определяет и уточняет списки учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования архива аудиовизуальными документами;
2) ведет комплектование и пополнение наблюдательных дел учреждений, предприятий и организаций;
3) организует работу по отбору на государственное хранение аудиовизуальных документов учреждений, предприятий и организаций по профилю архива; и частных владельцев.
4) осуществляет подготовку научно-методических пособий, рекомендаций по аудиовизуальным документам в ведомственных и частных учреждений, предприятий и организаций;
5) оказывает консультативную и методическую помощь учреждениям, предприятиям и организациям для осуществления ими экспертизы ценности аудиовизуальных документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в подготовке сдачи аудиовизуальных документов на государственное хранение в ЦГА КФДЗ;
6) проводит мероприятия по повышению профессионального уровня работников ведомственных кинофотофоноархивов учреждений, предприятий и организаций, путем проведения в установленном порядке семинаров, совещаний по обеспечению сохранности аудиовизуальных документов;
7) проводит мероприятия по повышению профессионального уровня работников отдела путем проведения производственной учебы;
8) разрабатывает предложения к перспективным планам работы ЦГА НТД;
9) осуществляет текущее планирование и отчетность отдела;
10) принимает участие в работе экспертно- проверочно- методической комиссии ЦГА КФДЗ.

1. Функции отдела

1. Организует хранение и рациональное размещение аудиовизуальных документов архива.
2. Обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима хранения ау-диовизуальных документов, соблюдение правил пожарной безопасности в архивохранилищах и рабочих комнатах. Обеспечивает правильную эксплуатацию оборудования.
3. Организует и осуществляет работу по реставрационно-профилактической обработке аудиовизуальных документов при поступлении, в процессе хранения, в процессе использования.
4. Организует и осуществляет работу по переводу аудиовизуальных документов на цифровые носители.
5. Организует проведение санитарных дней в хранилищах
6. Организует и осуществляет работу по выявлению, учету, описанию особо ценных аудиовизуальных документов и созданию страхового фонда, фонда использования.
7. Осуществляет государственный учет аудиовизуальных документов, принятых на государственное хранение, особо ценных, копии страхового фонда и фонда пользования. Готовит сведения об изменениях в составе и объеме аудиовизуальных документов.
8. Осуществляет переработку и усовершенствование описей, контролирует состояние поступающих в архив описей.
9. Проводит экспертизу ценности, принятых в архив документов, оформляет ее результаты, организует уничтожение.
10. Осуществляет выдачу документов в читальный зал, исследователям, работникам архива и контролирует своевременный возврат.
11. Осуществляет подготовку нормативных документов и методических пособий по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, принимает участие в разработке научно-исследовательских тем, внедряет в работу передовой опыт и методические разработки по профильным направлениям.
12. Разрабатывает по своему профилю проекты разделов перспективных и годовых планов развития архивного дела в архиве, составляет отчеты о выполнении планов.
13. Оказывает методическую и практическую помощь государственным архивам республики по вопросам обеспечения сохранности аудиовизуальных документов.
14. Участвует и готовит материалы для рассмотрения на заседаниях дирекции, экспертно-проверочной и методической комиссии архива.
15. Участвует в различных формах повышения квалификации архивных работников.